Sted: Gentofte Bibliotekerne

Tema: Kvalitetsreform og kvalitetsmåling

Deltagere:

Allerød: Anette Aalund
Ballerup: Tine Vind
Dragør: Hanne Nordahl Friis
Egedal: Bente Stonor Nielsen
Frederikssund: Kirstine Lundsgaard
Furesø: Vivi Fahnøe
Gentofte: Lone Gladbo og Ole Olav Jensen
Gladsaxe: Charlotte Plenge
Glostrup: Anne Marie Brems
Halsnæs: Lene Jacobsen
Herlev: Kirsten Frandsen
Hillerød: Sys Sigurd
Hvidovre: Kim Rømer Krogh
Hørsholm: Jannie Lehmann
Ishøj: Jette Rye
Lyngby: Susanne Rømeling
Rudersdal: Marianne Aastrup
Rødovre: Bo Braune
Tårnby: Henrik Wendt
Vallensbæk: Mogens Post

Dagsorden

Jannie Lehmann, ny bibliotekschef i Hørsholm, blev budt velkommen. (Se i øvrigt portræt af Jannie i Bibforum, der udkommer primo marts)

Punkt 1.

Godkendelse af referatet fra sidste møde samt godkendelse af dagsorden

Referatet og dagsorden godkendt.

Punkt 2:

Kvalitetsreform? Hvordan går vi til kvalitetsstyring i Gentofte

KommunaldirektørJan Nielsen, Gentofte Kommune, gav indledningsvis en oversigt over kvalitetsreformens baggrund, ide og indhold og gav et bud på de forventede hovedemner for det kommende arbejde med reformen med udmøntning af:

- Trepartsaftalerne vedr. bl.a. uddannelse, kompetenceudvikling, arbejdsmiljø og god ledelse.

- Kvalitetsfonden til bygninger

- Afbureaukratiseringsreform, bl.a. forenkling og sanering af regler,

- Velfærdsløft

Jan Nielsen så nogle dilemmaer og udfordringer i det kommende arbejde med reformen, og nævnte den stigende anerkendelse fra regeringen af den offentlige sektor og det kommunale selvstyre samt ønsker om afbureaukratisering samtidig med, at der fra samme side stadig er meget fokus på dokumentation af arbejdsprocesserne samt specifikke krav til konkrete arbejdsområder. Samtidig vil den digitale barriere (bl.a. den dårligt fungerende digitale signatur) mellem kommuner og statsadministration samt vanskeligheder med at etablere samarbejde mellem Det offentlige og private aktører heller ikke gøre arbejdet lettere.

Jan Nielsen sagde, at kontraktstyring er det værktøj Gentofte Kommune vil arbejde med i opfyldelsen af de overordnede strategiske mål, som stilles af kvalitetsreformen. Kontraktstyringen, der allerede er implementeret i kommunen, skal nedbryde overordnede, politiske mål til noget, der giver mening på det operationelle niveau i det daglige arbejde.

Jan Nielsen understregede, at dokumentation og evaluering af de kommende kvalitetskrav skal foretages med henblik på at udvikle kommunens organisation på en måde, så det skaber værdi for borgerne: Vi vil selv have nytte af dokumentationsindsatsen - ikke blot tilfredsstille statens krav.

Se i øvrigt Jans Power Point:

Jans Power Point.ppt

Punkt 3:

Strategi, værdi og kvalitet.

Niels Ole Pors gav introduktion til kvalitetsmåling og måleværktøjer i biblioteker. Balanced Scorecard - tilrettet biblioteksforhold/offentlige institutioner - var valgt som den teoretiske ramme for de forskellige målinger, han gav eksempler på.

Niels Ole Pors opfordrede til forsigtighed ved kvalitetsmålinger: De kvalitetsindikatorer man måler på skal være almindeligt accepterede i organisationen. Især skal man være omhyggelig med tolkningerne af resultaterne af bl.a. brugerundersøgelser og undgå at "konstruere" brugerne for meget, for resultaterne - succeser eller fiaskoer - skal være så nær på virkeligheden som muligt,  ellers bliver det vanskelig efterfølgende tilrettelægge den rigtige handling.

Læs mere i Niels Ole Pors publikation "Strategi, værdi og kvalitet", 2007.

Se i øvrigt Niels Oles Power Point, der efter aftale ikke lægges på nettet, men direkte sendes ud via mail.  

Punkt 4:

Bibloteksstatistik.

Susanne Rømeling sagde, at bibliotekslederne har en interesse og opgave i, at statistikken er brugbar som dokumentation, og gav eksempler på uhensigtmæssigheder i forbindelse med statistikindberetningerne. Bl.a. virker Styrelsens bearbejdning af indberetningerne til statistikken forældet og tallene er åbenlyst forskelligt tolkede af bibliotekerne - præget af automatik og ureflekteret gengivelse. Retningslinjerne for dokumentation og synliggørelse bør revitaliseres og gøres mere tidssvarende, og især afspejle den dynamik og aktivitet, som sker i bibliotekerne. Vejledningen bør strammes op og præciseres.

På den baggrund nedsatte biblioteksledermødet en ad hoc-gruppe med det det formål at udarbejde et oplæg til en biblioteksstatistik, der indeholder brugbar dokumentation om den moderne biblioteksvirksomhed, og som kan danne udgangspunkt for drøftelser med Biblioteksstyrelsen og evt. de andre 5 centralbiblioteker. Pia Hansen indkalder deltagere til ad hoc-gruppen.

Se Susannes synopsis:

Synopsis biblioteksstatistik.doc

Punkt 5:

Meddelelser samt eventuelt.

Fjernadgang

Susanne Rømeling meddelte, at Lyngby nu via EasySide har fået etableret fjernadgang til e-ressourcer.

Lone Gladbo meddelte:

CB-struktur

1. møde mellem den nye strukturs 6 centralbiblioteker og Biblioteksstyrelsen finder sted den 4. marts

Konsulentydelser 2008

• 23 ting er i gang for 5 bibliotekers vedkommende. I alt er der tilmeldt 9 biblioteker
• Biblioteket i Vidensamfundet: 3 biblioteker er tilmeldt.
• Strategisk materialehåndtering: Er udsendt, tilmelding til Thomas Angermann. than@gentofte.dk
• Biblioteksudvikling med brugerundersøgelser/brugerinddragelse bliver tilbud i efteråret

Evaluering af konsulentydelser

Efter aftale med Biblioteksstyrelsen er benchbibprojekter i perioden 2004 til 2007 blevet evalueret af de deltagende biblioteker med henblik på måling af effekten.

Evalueringen viser, at de deltagende biblioteker overordnet set er særdeles tilfredse med Benchbib projekterne, at de har haft et stort fagligt udbytte, og at de har kunnet anvende den opnåede viden/indsigt fra projekterne i praksis.

Dertil kommer, at projekterne typisk har haft positiv indflydelse på de medarbejdere, som har deltaget og arbejdsgangene såvel som nye tiltag inden for det område, som Benchbib-projekterne har omhandlet.

Se bilag om evalueringen:

Evaluering af konsulentydelser.pdf

Erfagrupper

• Erfagruppen for elektroniske Materialer. Der er (8. februar) tilmeldt 14 deltagere. Det er stadig muligt at tilmelde sig på  bib-kursus@gentofte.dk                    
• Erfagruppen vedr. markedsføring. Indbydelse om deltagelse udsendes primo marts, når Task Forcen har afsluttet sin opgave

Installation af KPI-index

Det forventes, at udgifterne i forbindelse med installation af KPI-index kan holdes inden for rammen, da der højest - centralt - vil blive behov for i alt ca. to konsulenttimer.

Innovation i bibliotekerne. Efterlysning af praktiske eksempler!

Temaet for biblioteksledermødet den 14. marts er innovation. Hvis der er nogle biblioteker, der har arbejdet eller arbejder med innovation under en eller anden form, og som har lyst til at fortælle om det på biblioteksledermødet, må I gerne kontakte Lone Gladbo lg@gentofte.dk eller Ole Jensen  ooj@gentofte.dk .