Deltagere:
Albertslund: Niels Dejgaard
Allerød: Anette Aalund
Ballerup: Poul Andersen
Birkerød: Bodil Quist
Brøndby: Birgitte Bang Mikkelsen
Dragør: Hanne Nordahl Friis
Farum: Vivi Fahnøe
Fredensborg-Humlebæk: Lise Kann
Frederikssund: Thorben Vinterby
Frederiksværk: Elna Nyholm
Gentofte: Lone Gladbo og John Nørskov Hansen
Gladsaxe: Charlotte Plenge
Glostrup: Jens Lauridsen
Græsted-Gilleleje: Marianne Krawack
Helsingør: Margrethe Haugen
Herlev: Kirsten Frandsen
Hillerød: Sys Sigurd
Hvidovre: Dorrit Meisner
Høje-Taastrup: Leon Rye
Hørsholm: Lene Rubow
Ishøj: Hans Peter Rasmussen
Jægerspris: Elsebeth Kristensen
København: Gunhild Søndergaard
Ledøje-Smørum: Ingrid Bay
Lyngby-Taarbæk: Susanne Rømeling
Rødovre: Bo Braune
Skævinge: Alice Holck Kvindebjerg
Slangerup: Kirstine Lundsgaard
Stenløse: Søren Roth
Søllerød: Marianne Aastrup
Tårnby: Birgitte Bornæs
Værløse: Nina Madsen
Dagsorden:
Punkt 1. Godkendelse af referat fra biblioteksledermødet den 9. januar 2004
Punkt 2. Arbejdsgangsanalyser. Oplæg ved Lone Gladbo og Mads Gaml
Punkt 3. Integration af Borgerport på Slangerup Bibliotek. Oplæg ved Kirstine Lundsgaard
Punkt 4. Udlånsregler for interurbanlån af video og DVD i Frederiksborg Amt og Københavns Amt
Punkt 5. Meddelelser
Punkt 6. Punkter til næste biblioteksledermøde den 5. marts 2004
Punkt 1: Godkendelse af referat fra biblioteksledermødet den 9. januar 2004
Referat godkendt uden rettelser.
Punkt 2: Arbejdsgangsanalyser. Oplæg ved Lone Gladbo og Mads Gaml
Oplægget tog udgangspunkt i de erfaringer som Gentofte Bibliotekerne har med anvendelse af arbejdsgangsanalyser.
Gentofte Bibliotekernes har gennemført en arbejdsgangsanalyse i Indkøbs og Katalogafdelingen. Analysen havde fokus på arbejdsprocesser fra materialerne udkommer til de kasseres, for at vurdere om arbejdet kan smidiggøres/forenkles i forbindelse med overgang til nyt edb-system.
Analysearbejdet skulle endvidere bidrage til en vurdering af, om udnyttelsen af IT kan optimeres, også med henblik på at opstille krav til det nye bibliotekssystem og krav til materialeleverandører i forbindelse med EU-udbud.
Plancher samt intern rapport om arbejdsgangsanalyserne kan læses her og her.
Leder af EDB-afdelingen på Gentofte Bibliotekerne Peter Jensen fortalte efterfølgende om det nye materialehåndteringssystem fra CSC.
På baggrund af efterfølgende drøftelse besluttede bibliotekslederne at nedsætte en Ad-hoc gruppe, der skal udarbejde en analyse af de forskellige materialevalgssystemer. Analysen har til formål at kvalificere beslutningerne vedr. indkøb af materialevalgssystem. Ad-hoc gruppen skal endvidere udarbejde et forslag til en workshop, hvor de forskellige materialevalgssystemer præsenteres for interesserede biblioteker.
Der udarbejdes et kommissorium for Ad-hoc gruppens arbejde. Kommissoriet sendes ud til bibliotekslederne i uge 7. Eventuelle kommentarer og rettelser til kommissoriet sendes pr. e-mail til Gentofte Bibliotekerne.
Punkt 3. Integration af Borgerport på Slangerup Bibliotek. Oplæg ved Kirstine Lundsgaard
Kirstine satte i oplægget fokus på det store arbejde som er foregået med integration af Borgerport og Bibliotek. I oplægget hørte vi bl.a. om arbejdet med den eksterne konsulent, kortlægning af medarbejderne kompetencer, kortlægning af arbejdsgangene, problematikken omkring samarbejdet mellem bibliotekspersonale og kommunens øvrige personale m.m.
For yderligere oplysninger om projektet: "Slangerup Kommune - Integration af Borgerport og Bibliotek" henvises til Slangerups hjemmeside, artikel i Danmarks Biblioteker nr. 1, 2004, samt Biblioteksårbogen 2002 på Biblioteksstyrelsens hjemmeside Læs her.
Punkt 4. Udlånsregler for interurbanlån af video og DVD i Frederiksborg Amt og Københavns Amt
Indstillingen er godkendt. Læs den her.
København og Frederiksberg kommuner har endvidere tiltrådt aftalen.
Punkt 5. Meddelelser
Lone Gladbo orienterede om, at der er sendt besked ud vedr. deltagelse i benchbibprojekter for 2004.
Der er sendt invitation ud til konferencen: "Samarbejde i Øresundsregionen - Mulighed eller nødvendighed". Konferencen afholdes d. 9. marts 2004 - og deltagelse er gratis!
Lone Gladbo orienterede endvidere om, at bibliotekerne vil modtage løbesedler og plakater til brug for promoveringen af "Læsernes bogpris". Løbesedler og plakater sendes ud fra Gentofte Bibliotekerne i uge 7.
CB-kontrakten er godkendt og ligger på cb-hjemmesiden www.gentofte.bibnet.dk/centralbiblioteket under punktet CB-kontrakt.
Materialebestillingen fra Netpunkt var i januar 2004 på 9.200 stk. Dette er en kraftig stigning i forhold til samme periode sidste år. Lone Gladbo gjorde opmærksom på, at skulle der opstår problemer i forbindelse med leveringen af materialerne, modtager vi gerne besked herom.
Endelig orienterede Lone Gladbo om, at DDE-bibliotekerne i Københavns og Frederiksborg Amt med fordel kan bestille materialer direkte i Gentoftes base via Z39.50. Installationen betyder, at det lånsøgende bibliotek automatisk får oprettet et fjernlån ved bestillingen samt at Gentofte Bibliotekerne får bestillingerne lagt direkte i basen, hvorfor en tung arbejdsgang med opslag forsvinder. Der henvises i øvrigt til e-mail af d. 6. februar 2004. Ønskes yderligere oplysninger kan I kontakte Birgit Juhl Andersen og Peter Jensen på telefon 39 48 75 30.
John Nørskov Hansen orienterede om det program Annette Aalund, Kirstine Frandsen, John Nørskov Hansen og Marianne Aastrup har udarbejdet for Internatet d. 17. og 18. maj.
Temaet på internatet er fokus på (Biblioteks)Ledelse i forhold til nye organiseringsformer. Internatet deles op i tre blokke:
1. Ledelse i en netværksorganisation
2. Ledelse, organisation og indretning
3. Ledelse i den opgaveorienterede (kommunale) organisation
Internatet afholdes i Sverige på Smygehus. Der bliver arrangeret fælles bustransport til og fra Smygehus. Program sendes ud i uge 7.
På mødet d. 9. januar 2004 blev det besluttet, at nedsætte en ad-hoc gruppe, der skal laver et undersøgelsesarbejde, hvor man indtænker den unge kultur på biblioteket. Hvordan kan bibliotekerne blive bedre til mødet med de unge? Kommissorium sendes ud i uge 7.
Punkt 6. Punkter til næste biblioteksledermøde den 5. marts 2004
Biblioteksmødet d. 5. marts 2004 omhandler betjening af skole- og gymnasielever.
På mødet d. 2. april 2004 fortæller Knud Schultz fra Hovedbiblioteket i Århus om organisatoriske forandringer.
Biblioteksledermødet maj og juni afholdes som internat d. 17. og 18. maj 2004.
Biblioteksledermødet d. 3. september 2004 fortæller lektor Jens Gudiksen, Biblioteksskolen i Aalborg om forandringsledelse i demokratisk funderede organisationer. På mødet præsenteres endvidere kurser, temadage, benchbibprojekter for 2005.
På biblioteksledermødet i d. 1. oktober 2004 blev foreslået, at mødet bl.a. skal omhandle sammenlægning af virksomhedskulturer - set i forhold til Strukturkommissionens arbejde eller arbejdet med at skabe en vision over virkeliggørelsen af visionen. Hvordan føres visionen ud i livet, og hvordan committes medarbejderne til denne vision?
Der blev spurgt om en studietur i 2004. Berlin og Finland blev nævnt som forslag. Bibliotekslederne i København Amt har tidligere været på studietur i Finland, men siden turen i 1999 er der sket spændende biblioteksudvikling. Pia Hansen arbejder videre med forslagene.
