Deltagere:

Albertslund: Karen Bertelsen

Allerød: Anette Aalund

Ballerup: Poul Andersen

Dragør: Hanne Nordahl Friis

Farum: Vivi Fahnøe

Fredensborg-Humlebæk: Lise Kann

Frederikssund: Thorben Vinterby

Gentofte: Lone Gladbo, Pia Hansen, John N. Hansen

Glostrup: Jens Lauridsen

Helsingør: Margrethe Haugen

Herlev: Kirsten Frandsen

Hillerød: Kirsten Bennekou

Hvidovre: Kim Rømer Krogh

Ishøj: Hans Peter Rasmussen

Jægerspris: Elsebeth Kristensen

Karlebo: Vibeke Brix

København: Gunhild Søndergaard

Ledøje-Smørum: Ingrid Bay

Lyngby-Taarbæk: Susanne Rømeling

Rødovre: Bo Braune

Slangerup: Kirstine Lundsgaard

Stenløse: Søren Roth

Søllerød: Marianne Aastrup

Vallensbæk: Mogens Post

Værløse: Bente Høegh

Ølstykke: Bente Stonor Nielsen

Referent: Anette Flügge

Velkommen til Jens Lauridsen, ny bibliotekschef på Glostrup Bibliotek.

Punkt 1. Godkendelse af referat fra det fælles biblioteksledermøde den 5. december 2003

Rettelse til punkt 3.

Et flertal mente, at det både er tidsbesparende og giver borgerne en bedre service med hurtigt svar, når biblioteket selv fornyer i hinandens baser.

Derefter blev referatet godkendt.

Punkt 2. Velkommen til Det (nye) faglige Netværk

Lone Gladbo indledte med at byde velkommen til det nye faglige netværk. Mødet vil få ny form og indhold, og den nye bord- og stoleopstilling er et forsøg på at imødekomme dette. Mødet vil både indeholde oplæg og gruppedrøftelser.

I forbindelse med den interviewrunde, som Mads Gaml og Ole O. Jensen har foretaget på 10 udvalgte biblioteker har der bl.a. været drøftet form og indhold på biblioteksledermøderne. Der var generelt ønsker om at dagsordenen kommer ud 14 dage før mødet med tilhørende bilag, bedre akustik i Salen, variation i oplæggene, Internatmøde og mulighed for spisning efter mødet.

Centralbiblioteket vil bestræbe sig på at få dagsordenen ud noget før.

Bedre akustik i Salen bliver forhåbentlig afhjulpet snarest. Et akustikfirma har været og se på salen for at finde på løsningsmuligheder. En ændring i bord- og stoleopstillingen hjælper også en smule.

Indholdet af biblioteksledermøderne vil variere med opæg fra folk udefra og biblioteksledernes egne oplæg. Lone Gladbo foreslog, at invitere Knud Schultz, Århus til at fortælle om strategisk arbejde med visioner og Jens Gudiksen, Biblioteksskolen til at fortælle om forandringsledelse i demokratisk funderede institutioner. Endvidere blev det foreslået at Marianne Aastrup, Søllerød orienterer om firmatisering af biblioteket og at Gentofte fortæller om arbejdsgangsanalyser.

Bibliotekslederne er velkomne til at komme med forslag til emner eller oplægsholdere til møderne.

Internatet bliver den 17.-18. maj 2004. Derfor er møderne i maj og juni aflyst. Sandsynligvis bliver Internatet afholdt i Sverige, da det er billigere at afholde det der.

Der blev nedsat en arbejdsgruppe, der skal forberede Internatet. Den består af: John Nørskov Hansen, Kirsten Frandsen, Marianne Aastrup og Anette Aalund.

Punkt 3. Orientering om interviewrunden blandt 10 biblioteksledere vedr. ønsker til kurser, temadage og benchbib-projekter i 2004

Med dagsorden var udsendt 2 bilag: Benchbib 2004 samt Kompetencebib 2004

Interviewene er gennemført med bibliotekslederne på bibliotekerne i Albertslund, Allerød, Dragør, Frederikssund, Helsingør, Hillerød, Hvidovre, Hundested, Ishøj og Lyngby. Der blev skrevet referat fra møderne og hovedtendenserne er sammenskrevet i en afrapportering, der blev omdelt på mødet, og er vedlagt dette referat.

Centralbiblioteket vil udsende et kursuskatalog over forårets kurser i slutningen af januar. Kurserne og temadagene afholdes i perioden marts-juni 2004. Ikke alle temadagene kommer med i kataloget, da invitationerne til dem udsendes løbende. Prisniveauet for kurserne er det samme som i 2003. 250/500 kr. for halv- og heldagskurserne.

Der vil blive afholdt kurser indenfor emnerne:

• Dansk statistik

• Bliv dus med den offentlige information

• Internetsøgning for kontoransatte

• Musik og teknik

• Dansk og international jazz - efter 1945

• Hvordan du som voksenbibliotekar overlever en vagt i en børneafdeling

• Internetkommunikation for børn

• Dokumentarfilm - fra PH til von Trier

• PC-fagudtryk for dummies!

• Grundkursus i lov og ret - Internet og trykte medier

• Introduktion til projektarbejde

Derudover afholdes temadage indenfor emnerne:

• IKT - IT-tekniske hjælpemidler til børn og unge med fysiske handicap (19. februar)

• De unge 10-20-årige (evt. april)

• Ændringer af brugeradfærden - hvordan identificerer vi brugernes ændrede behov?

• Biblioteksindretning

• Formidling af biblioteks materialer - studietur til frilandsmuseet (maj)

• Øget selvbetjening - hvad er de første erfaringer fra bibliotekerne?

Der blev på mødet stillet forslag om at der arrangeres kurser/temadage om emnerne:

• Kombi-biblioteker

• Bogen kommer

• Digital forvaltning

Centralbibliotekets forslag til Benchprojekter i 2004

1. Hvad kan/skal en god hjemmeside indeholde

2. Automatisering af kassationer - arbejdsgangsanalyse af kassationsprocessen og kassationspolitikker

3. Arbejdsgangsanalyse af tidsskrifter, subskriptioner og periodica

4. Materialets vej fra skranke til hylde

5. Materialevalg

6. Fremfindingsprocedurer for webbestillinger - herunder fjernlån

7. Materialets vej fra valg til hylde

8. Fjernlån

Biblioteksledermødet drøftede de foreslåede emner til benchprojekter i 2004. og blev enige om 4, som vil blive udbudt mandag den 12. januar med tilmeldingsfrist den 23. januar 2004. I forbindelse med drøftelserne fremkom endnu et forslag om arbejdsprocesser i forbindelse med Bogen kommer.

De 4 projekter og perioderne, hvornår de forventes gennemført.

• Automatisering af kassationer - arbejdsgangsanalyse af kassationsprocessen og kassationspolitiker. (Forår 2004, uge 9 til uge 25)

• Materialevalg (Forår 2004, uge 10 til uge 25)

• Materialets vej fra valg til hylde (Efterår 2004, uge 34 til uge 49)

• Fremfindingsprocedurer for web-bestillinger fra egne lånere og fjernlånere (Efterår 2004, uge 38 til uge 50)

På baggrund af de indsendte ønsker udvælges de biblioteker, der skal deltage i benchbib-projekterne i 2004. Det bestræbes, at alle får opfyldt deres ønsker.

Benchbib-projekterne afvikles med delvis brugerbetaling på kr. 10.000,- pr. bibliotek pr. projekt.

Bibliotekerne vil senest fredag d. 30. januar 2004 modtage besked om deltagelse i benchbib-projekterne.

Punkt 4. Det faglige Netværk: Ad hoc grupper

På biblioteksledermødet i september 2003 blev emnet drøftet, og der blev stillet forslag om 4 ad hoc grupper.

• A. Webmaster-området

• B. Opsøgende biblioteksbetjening

• C. Biblioteksbetjening af unge

• D. Katalogarbejde

John Nørskov Hansen gennemgik de enkelte forslag. En ad hoc gruppe er til en afsluttende opgave, der skal løses her og nu. En ad hoc gruppe skal ikke bruges til at danne netværk.

A. Bibliotekslederne mente ikke der er behov for en ad hoc gruppe om dette emne. I stedet skal der arrangeres en temadag eller en workshop om emnet.

B. Det er vanskeligt at definere, hvad der ligger under dette. Emnerne kan i stedet drøftes i netværksgrupperne for børne- og voksenbiblioteksområdet. Problemer med levering af lydbøger fra centralbiblioteket skal ikke drøftes i en ad hoc gruppe, men i erfagruppen for materialelevering.

C. En ad hoc gruppe kan lave et undersøgelsesarbejde, hvor man indtænker den unge kultur på biblioteket. Hvordan kan bibliotekerne blive bedre til mødet med de unge. En slags projektgruppe med kommissorium, som John Nørskov Hansen laver et udkast til. Udkastet sendes til bibliotekslederne på mail, og bliver ikke behandlet på flere møder.

D. Bibliotekslederne ønsker ikke at oprette en ad hoc gruppe for katalogarbejde. Ansatte indenfor dette område arbejder ofte alene, men ad hoc grupperne skal ikke bruges til at danne netværk. Gruppen må selv danne deres netværk. I forbindelse med bench projekterne og indkøbssamarbejdet er der opstået flere netværk.

Det blev foreslået, at der arrangeres en temadag, hvor der sættes fokus på det elektroniske materialevalg også indenfor området, der omhandler det rent tekniske.

Det har også været drøftet, om gymnasiebibliotekarerne kan fortsætte deres møder under en eller anden form. Det er ikke en centralbiblioteksopgave, at etablere mødevirksomhed for gymnasiebibliotekarer, da bibliotekerne ikke er kommunale.

Centralbiblioteket kan godt arrangere temadage for denne personkreds.

Indkøbssamarbejdet for de biblioteker, der har været i fælles EU udbud kunne tænke sig en ad hoc gruppe, hvor de kan erfaringsudveksle og sammenholde fælles problemer. Centralbiblioteket indkalder bibliotekerne til et møde, når kontrakten har løbet et halvt år, men der oprettes ikke en ad hoc gruppe.

Bibliotekslederne drøftede, hvilke opgaver der ellers kan løses i en ad hoc gruppe. Der er brug for en undersøgelse af video/DVD udlån, både bibliotekerne imellem, og hvilke biblioteker, der udlåner ved personlig henvendelse. Centralbiblioteket udarbejder undersøgelsen, der drøftes på næste ledermøde.

Punkt 5. Meddelelser

Centralbibliotekskontrakten er endnu ikke underskrevet, da aftalerne omkring musikfilerne og kompetenceudviklingsprojektet ikke er faldet helt på plads. Kontrakten vil naturligvis komme til at ligge på CB's hjemmeside, så snart den er underskrevet.

Tilmeldingsfristen til erfagrupperne er i dag, og bibliotekerne bedes indsende navne og e-mail adresser på deltagerne.

Det er også tilmeldingsfrist til redaktionsudvalget for det nye blad "Bibforum".

Biblioteksledernes fælles mailingslist i Yahoo er klar og kan ses på hjemmesiden. Alle biblioteksledere har modtaget mail fra Yahoo, som der skal besvares på for at blive medlem.

Strukturkommissionens forslag vil blive et emne på biblioteksledermødet, men først til efteråret. Bibliotekerne har den kæmpe fordel, at vi er vandt til at samarbejde over kommunegrænserne.

Kørslen. Pia Hansen orienterede om den først uge med den nye kørselsordning. Det er kæmpe mængder af materialer, der går igennem hver dag, og der spares mange penge på porto.

Men mængderne gør, at vognmanden ikke kan overholde tidsfristerne. I kontrakten står, at bibliotekerne tydeligt skal markere materialerne med både knudepunkt og modtagersted. Blanket kan ses på Biblioteksstyrelsens hjemmeside. Ølstykke har også lavet en, der sendes ud via mailingslisten.

Bibliotekerne skal også grovsortere materialerne bedre. For at kunne dette, bliver bibliotekerne spurgt om, hvor mange kasser, der er nødvendige for at kunne grovsortere materialer til diverse modtagersteder.

Pia Hansen sender en mail ud til bibliotekslederne om, hvordan kørslen kan koordineres bedre. Mailen bedes videresendt til de relevante medarbejdere.

Tidsplanen for kørslen er allerede blevet justeret, da den ikke kan overholdes. I øjeblikket er Gentofteruten opdelt i 2 mindre ruter.

Henvendelse fra Europabevægelsen. Medlemmerne af Europabevægelsen er i øjeblikket i gang med et pilotprojekt i Frederiksborg Amt, hvor de undersøger hvilke materialer, der findes om EU på alle bibliotekerne. Fredensborg har forklaret dem, hvad der står i biblioteksloven og hvem der bestemmer materialevalget. Læs mere om problemet på mailinglisten.

Kim Rømer Krogh orienterede om, at HvidovreBibliotekerne har modtaget penge fra Bibliotekarforbundets udviklingspulje.

Punkt 6. Punkter til næste biblioteksledermøde den 6. februar 2004

• Udlån af Video og DVD