Mødet blev afholdt på Gentofte Hovedbibliotek

Deltagere:

Allerød: Anette Aalund

Ballerup: Tine Vind

Birkerød: Mona Madsen

Dragør: Hanne Nordahl Friis

Farum: Vivi Fahnøe

Fredensborg-Humlebæk: Annette Engelstoft

Frederiksberg: Bente Nielsen

Frederikssund: Thorben Vinterby

Frederiksværk: Elna Nyholm

Gentofte: Lone Gladbo, Pia Hansen, John N. Hansen

Glostrup: Ingelise Geertz-Hansen

Helsingør: Jens Hiorth-Lorenzen

Herlev: Kirsten Frandsen

Hillerød: Sys Sigurd

Hundested: Lene Jakobsen

Hvidovre: Dorrit Meisner

Hørsholm: Lene Rubow

Jægerspris: Elsebeth Kristensen

Karlebo: Vibeke Brix

København: Gunhild Søndergaard

Ledøje-Smørum: Ingrid Bay

Rødovre: Bo Braune

Skibby: Karsten Lolck

Slangerup: Kirstine Lundsgaard

Stenløse: Lisbeth Engberg

Søllerød: Marianne Aastrup

Tårnby: Henrik Wendt

Vallensbæk: Mogens Post

Værløse: Bente Høegh

Ølstykke: Bente Stonor Nielsen

Punkt 1. Godkendelse af referat fra biblioteksledermødet d. 2. april 2004

Referatet blev godkendt.

Punkt 2. Fremtidens børnebibliotek - en drøftelse af, om projektideerne dækker de behov og ønsker bibliotekerne har på området (bilag 1)

Ved børnebibliotekar/projektleder Rikke Larsen

Bibliotekslederne drøftede de 3 temaer og fandt at de alle er relevante og at der er et stort ønske i bibliotekerne om at gå i gang. Følgende kommentarer og forslag kom frem på mødet: Større fokus på fremtid og kvalitet, ønske om at inddrage andre aktører fra børnenes verden end ansatte på bibliotekerne, det etniske perspektiv skal medtages i det 1. tema.

På baggrund af biblioteksledernes kommentarer revideres oplægget og udsendes mandag den 6. september.

Punkt 3. Præsentation af undersøgelse af bibliotekernes forskellige reglementer. Undersøgelsen er udarbejdet af Netværksgruppen for udlånsekspedition (bilag 2a-2d)

Ved Hanne Faaborg

Hanne Faaborg fremlagde netværksgruppens oplæg. Der var bred enighed om, at analyse og oplæg var grundigt gennemarbejdet, og velegnet til drøftelse på biblioteksledermødet. To hovedpunkter blev fremført i drøftelsen:

Det gode og rationelle i at bibliotekerne i regionen har et fælles reglement/standardreglement, således at borgerne, når de krydser kommunegrænserne for at låne, behandles ens

At det er væsentligt for et bibliotek/en kommune at signalere eget værdigrundlag og egne prioriteringer i et selvstændigt reglement

Det gælder i forhold til udlånstid, differentiering i forhold til forskellige materialetyper, børn/voksne problematikken, lånerkort, legitimation, reserveringer og fornyelser samt gebyrer.

Konklusionen var, at netværksgruppen for udlånsekspedition arbejder videre med standardreglementet/ fællesreglementet under hensyntagen til, at der både skal være en vis form for ensartethed i bibliotekernes dialog med brugerne, og der skal være rum for at det enkelte bibliotek kan sætte sit eget aftryk på reglementet. Punktet drøftes igen på biblioteksledermødet i foråret 2005.

Punkt 4. Præsentation af rapport fra ad-hoc gruppen for Elektroniske materialevalgssystemer (bilag 3)

ved afdelingsleder Peter Jensen

Peter Jensen orienterede om Rapport fra ad hoc gruppen om Elektroniske materialevalgssystemer samt om temadag afholdt den 9. juni 2004, hvor Fujitsu, Axiell og DBC-medier præsenterede elektroniske materialevalgssystemer.

Temadagen viste, at der er stor interesse for elektroniske materialevalgssystemer samt at indførelsen vil betyde organisationsændringer og effektivitetsforbedringer.

De enkelte systemers brugergrupper må hver især lægge pres på leverandørerne for at få dem til at udvikle materialevalgssystemer, der matcher bibliotekernes behov.

Punkt 5. Drøftelse af ny prismodel for web-produkter fra DBC for 2005, jf. brev "Ny prismodel for web-produkter fra 2005" fra DBC af d. 1. juli 2004 (bilag 4)

Ved Pia Hansen

Prismodellen drøftet. Biblioteksledermødet sender ikke en henvendelse til DBC.

Pause

Punkt 6. Orientering af resultatet af interurbanudlånsanalysen d. 21. og 22. juni 2004 samt kommende tiltag

Ved Pia Hansen

Gentofte Bibliotekerne har som servicemål

At hjemmeværende materiale leveres til bibliotekerne inden for de to amter inden for 48 timer.

Ved reservering på udlånt materiale får bibliotekerne svar om reservering samme dag.

For at opfylde servicemålet har Gentofte Bibliotekerne indført en ny procedure for fremfinding. Det betyder, at der kigges efter materialet 3 gange, og at alt materiale scannes umiddelbart før opsætning.

For at følge op på servicemålet trækker Gentofte kvartalsvis en statistik, der drøftes på biblioteksledermødet første gang den 3. september 2004.

Resultat af statistik på bestillinger fra andre biblioteker i Gentofte

Gentofte har trukket statistik på bestillinger modtaget den 21. og 22. juni samt den 16. og 17. august.

Statistikken for bestillinger modtaget d. 21/6 og d. 22/6 omfatter også bestillinger på materiale, der er udlånt.

Materiale, der er hjemme i bestillingsøjeblikket.

21/6:

293 reserveringer modtaget

112 er udlånt inden for 48 timer (38%)

19 er udlånt inden for 8 dage

19 er reserveret som nr. 1 (de er blevet udlånt i tiden mellem bestillingsafgivelse og fremfinding)

143 reserveret hvor det d. 9/7 ikke fremgår, hvad der er sket med dem. De kan have været udlånt og blevet returneret igen.

22/6:

201 reserveringer modtaget

85 er udlånt inden for 48 timer (42%)

6 er udlånt inden for 8 dage

13 er udlånt inden for 14 dage

22 er reserveret som nr. 1 (de er blevet udlånt i tiden mellem bestillingsafgivelse og fremfinding)

75 res. hvor det den 21/7 ikke fremgår, hvad der er sket med dem. De kan have været udlånt og blevet returneret igen.

Statistikken blev trukket i en periode, hvor arbejdsgangene i Gentofte blev gennemgået og strammet op. Derfor blev der umiddelbart efter sommerferien trukket en ny statistik for at se eventuelle virkninger af dette.

16/8:

341 reserveringer modtaget

275 er udlånt inden for 48 timer (81%)

10 er udlånt inden for 8 dage

8 er reserveret som nr.1 (de er blevet udlånt i tiden mellem bestillingsafgivelse og fremfinding)

D. 24/8 er 48 reserveringer stadig ikke opfyldt og materialet er res. Af de 48 res. er 4 res. forsvundet. Der har formentlig været en sidste interessedag, og/eller reserveringerne er omdirigeret herfra til et andet bibliotek.

17/8:

261 res modtaget

176 er udlånt inden for 48 timer (67%)

11 er udlånt inden for 8 dage

64 er res som nr. 1? (de er blevet udlånt i tiden mellem bestillingsafgivelse og fremfinding), dog er 10 af de 64 res. som nr. 2 og 3 som nr. 3, og 10 res. er forsvundet grundet overskridelse af sidste interessedag eller omdirigeret til et andet bibliotek.

Centralbiblioteket vil tage følgende initiativer for at gøre fremfindingen bedre:

Centralbiblioteket har ingen fremfindingspukler, da alle bestillinger bliver set efter samme dag, de modtages.

På baggrund af resultaterne sættes der særligt fokus på:

Bibliotekets katalog: Oprydning i bibliotekets katalog så katalogen svarer til de materialer centralbiblioteket faktisk har. Systematisk trækning af kassationsstatistikker på materiale, der ikke har været i bevægelse i xx periode for at rydde op i katalogen.

Materialerne står forkert på hylden. Gennemgribende revision af hele bestanden. Voksen, børn og Udlånsekspeditionen har allerede igangsat en revisionskampagne.

Fremfinding. Kan vanskeliggøres af, at materialerne står forkert, men centralbiblioteket vil samtidig forsøge at kvalitetssikre fremfindingsproceduren yderligere.

Uhensigtsmæssige fremfindingslister. Løsning: Edb-afdelingen i Gentofte og Axiell arbejder sammen på at forbedre fremfindingslister.

Blandt andet skal listerne kunne udskrives, så de kun medtager biblioteks- og lånerreserveringer og ikke bogplejereservering, hvilket vil gøre listerne mere overskuelige.

Der ønskes også "1-0-1" oplysninger på listen: Samlet antal ex - antal udlån - antal reserveringer

Flere data tilknyttet den enkelte post på fremfindingslisten f.eks. materialets anskaffelsesdato.

Andre tiltag.

Gentofte har tilmeldt sig benchlearning inden for området Fremfindingsprocedurer for webbestillinger fra andre biblioteker og egne lånere.

På baggrund af Pia Hansens oplæg og den efterfølgende drøftelse var konklusionen, at der gennemføres en ny interurbanudlånsanalyse i november, hvor parameteren er en effektueringstid i Centralbiblioteket på 24 timer med henblik på levering til bibliotekerne inden for servicemålets 48 timer. Analysen drøftes på biblioteksledermødet i januar 2005.

Punkt 7. Orientering og drøftelse af Bibliotekernes Netmusik og Sheet Music Now

ved Lone Gladbo

Ved brug af Sheet-music Now betales der pr. node og derfor betragter Gentofte Sheet-music Now som et bibliotekarisk arbejdsredskab. Ad hoc gruppen for musik vil tage problematikken omkring brugerbenyttelse op. Diskussionen viste, at der er forskellig praksis i bibliotekerne.

Hvis et af amtets biblioteker ikke er med i Sheet-music Now, kan biblioteket bestille den ønskede node på centralbiblioteket, som printer noden ud og sender den til det pågældende bibliotek.

Punkt 8. Erfaringerne med kørslen - forsøg med ny Gentofterute fra medio juni

Ved Pia Hansen

Forsøget er faldet positivt ud og "den ny Gentofterute" gøres permanent. Det betyder at vognmanden kan komme lettere og hurtigere til bibliotekerne, da han i højere grad kører mod trafikstrømmen i regionen.

Punkt 9. Meddelelser

København har fra 1. oktober ansat Jens Ingemann Larsen som bibliotekschef. Vandværksgrunden er udpeget som det sted et nyt hovedbibliotek i givet fald skal placeres.

Frederiksberg er genåbnet den 1. september 2004.

Lone Gladbo er udnævnt til kulturdirektør i Gentofte Kommune, men skal stadig varetage centralbiblioteksvirksomheder på ledelsesniveau herunder biblioteksledermøderne. I den forbindelse er Susanne Fich, Helsinge Bibliotek ansat som biblioteksfaglig konsulent og vil bl.a. have biblioteksledermødet som ansvarsområde.

Referat ved Lone Gladbo, Pia Hansen og John Nørskov Hansen