Mødet blev afholdt på Glostrup Bibliotek

Deltagere:

Albertslund: Niels Dejgaard

Allerød: Anette Aalund

Ballerup: Doris Svenstrup

Birkerød: Mona Madsen

Dragør: Hanne Nordahl Friis

Frederiksberg: Anne Møller Rasmussen

Fredensborg-Humlebæk: Lise Kann

Frederikssund: Thorben Vinterby

Gentofte: Lone Gladbo, Pia Hansen, John Nørskov Hansen og Susanne Fich

Glostrup: Anne Marie Brems

Hillerød: Sys Sigurd

Helsingør: Margrethe Haugen

Herlev: Kirsten Frandsen

Hvidovre: Kim Rømer Krogh

Hørsholm: Lene Rubow

Høje-Taastrup: Jens Vincents

Ishøj: Hans Peter Rasmussen

Karlebo: Vibeke Brix

København: Kirsten Boje

Lyngby-Taarbæk: Susanne Rømeling

Rødovre: Bo Braune

Slangerup: Kirstine Lundsgaard

Skævinge: Alice Holck Kvindebjerg

Søllerød: Marianne Aastrup

Tårnby: Jens Lauridsen

Værløse: Nina Madsen

Ølstykke og Stenløse Bibliotekerne: Bente Stonor Nielsen

Desuden deltog Solvejg Schultz-Jakobsen, KL. under punkt 2.

Punkt 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra biblioteksledermødet den 13. maj 2005

Dagsorden og referat godkendt.

Punkt 2. God offentlig topledelse

Oplæg ved Solvejg Schultz-Jakobsen

Se bilag 1.

Punkt 3. Drøftelse af fælles servicedeklaration for fjernlån

På biblioteksledermødet den 13. maj blev det besluttet, at drøfte servicedeklaration for fjernlån - produceret af Erfagruppen for Materiale og dokumentlevering. Biblioteksledermødet havde følgende kommentarer til deklarationen:

• Under punktet bestillinger:

Udlånstiden til andre biblioteker tillægges minimum 14 dage til den almindelige udlånstid på alle materialetyper.

Biblioteksledermødets kommentar: Biblioteksledermødet anbefaler, at der differentieres mellem materialetyper, som fx DVD og musik, som typisk har kortere lånetid og materialer med lånetid på 1 måned.

• Under punktet bestillinger:

Bestillinger ekspederes hver dag og materialerne leveres så vidt muligt inden for 48 timer. Er materialet ikke umiddelbart tilgængeligt, gives besked inden 1 uge og evt. reservering slettes.

Biblioteksledermødets kommentar: Biblioteksledermødet ønskede at Erfagruppen skulle komme med et nyt forslag, hvor der ikke går en hel uge, før der gives besked om at materialet ikke umiddelbart er tilgængeligt.

• Under punktet lydbøger:

Der afgives bestilling på hver enkelt mappe.

Biblioteksledermødets kommentar: I Helsingør Bibliotek skal reserveringen fortages på 1. mappe. Og ikke på hver mappe.

• Under punktet hjemkaldelser:

Hjemkaldelser foretages elektronisk til bibliotekernes mailadresse.

Biblioteksledermødets kommentar: Helsingør Bibliotek påpegede, at 1. hjemkaldelse burde afskaffes. Margrete Haugen fra Helsingør Bibliotek mente, at det bør være det lånsøgende bibliotek, som hjemkalder materialet første gang via egen base.

• Under punktet fornyelser og annulleringer:

Foretages elektronisk i långivende biblioteks katalog af lånsøgende bibliotek.

Biblioteksledermødets kommentar: Fredensborg-Humlebæk Bibliotekerne opfordre alle biblioteker til, at forny på aftalte måde.

NB Alle DDE biblioteker fornyr automatisk i Gentoftes base, ved fornyelse i egen base.

• Under punktet Sæt til læsekredse:

Flere biblioteksledere bemærkede, at de var glade for, at man nu ikke længere skal benytte fax - men mail - for at bestille til læsekredse.

Biblioteksledermødet besluttede, at Efragruppen for Materiale og dokumentlevering skal drøfte ovenstående kommentarer og udarbejde et revideret forslag til servicedeklaration for fjernlån.

Det reviderede forslag udsendes via Pia Hansen til bibliotekslederne og kommenteres pr. mail.

Punkt 4. Præsentation af projektafhandling fra masteruddannelsen fra Danmarks Biblioteksskole 2005

Se bilag 2.

Punkt 5. Drøftelse af Biblioteksstyrelsens vejledning om "Biblioteker og behandling af personoplysninger"

Pia Hansen beskrev hovedtrækkene i Biblioteksstyrelsens vejledning om personoplysninger. Det er ifølge Datatilsynet nu ikke længere lovligt for bibliotekerne, at udsende elektroniske meddelelser om hjemkommet materiale, hjemkaldelser, reserveringsmeddelelser etc. til brugerne.

På Bibliotek.dk er påbudet allerede effektueret og biblioteksledermødet drøftede, hvilke tiltag bibliotekerne i Frederiksborg og Københavns amt har taget for, at imødekomme Datatilsynets påbud. Biblioteksledermødet drøftede ligeledes, hvilken betydning datatilsynets påbud, kunne have for udviklingen af bibliotekernes digitale tilbud til brugerne i fremtiden. Biblioteksledermødet konkluderede, at det er en lokal beslutning hvordan man vil håndhæve datatilsynets påbud.

Punkt 6. Kørselsordning

Pia Hansen fremlagde et forslag udarbejdet af Christian Pripp, Hvidovre Vognmandsforretning. Vognmanden har problemer nå frem til bibliotekerne på Gentofteruten indenfor en passende tidsramme pga. den meget lange rute - især om vinteren. Han foreslår derfor, at ruten, i vinterhalvåret, deles op i to, hvor bibliotekerne i Ballerup, Herlev, Gladsaxe og Ledøje-Smørum udgør en rute, og de øvrige biblioteker på Gentofteruten udgør den anden rute. Begge ruter starter og slutter i Gentofte. Opsplitningen betyder, at materialer fra Ballerup, Herlev, Gladsaxe og Ledøje-Smørum til de øvrige biblioteker på Gentofteruten, vil blive en dag forsinket.

Økonomi:

Det er mere bekosteligt, at køre med 2 vogne. Biblioteksstyrelsen vil finansiere opdelingen af ruten i 2005. I 2006 vil merudgiften være 25.000 kr. Denne merudgift vil blive pålagt bibliotekerne i kørselsordningen efter de sædvanlige kriterier: Befolkningsunderlaget.

Mona Madsen anførte, at man burde sørge for, at det ikke er de store långivende biblioteker, som ligger på den lille rute, og derved får deres leverancer forsinket i op til 1 dag.

Opdelingen af Gentofteruten blev godkendt af biblioteksledermødet med virkning fra 1. oktober 2005.

Punkt 7. Meddelelser

Kørselsordning og Københavns Kommunes Biblioteker

Københavns Kommunes Biblioteker har anmodet bibliotekerne om, at få deres 20 lokale biblioteker sorteret, som destinationer i kørselsordningen.

Flere Biblioteksledere udtrykte forståelse overfor Københavns Kommunes Bibliotekers ønske. Men biblioteksledermødets generelle holdning var, at en sådan særordning er ønskværdig for mange biblioteker - med flere filialer, men at arbejdet med at sortere materialer, bør pålægges det enkelte biblioteksvæsen.

Det er op til det enkelte bibliotek om man ønsker, at imødekomme Københavns Kommunes Bibliotekers ønske. Gentofte Bibliotekerne har eksperimenteret med, at rette i udlånskvitteringerne, så destinationsbiblioteket bliver markeret med fed skrift. Dette skulle lette Københavns Kommunes Biblioteker i sorteringen lokalt.

Biblioteksstyrelsen og statistik

Pia Hansen har modtaget flere henvendelser fra biblioteksledere vedrørende Biblioteksstyrelsens årlige statistik på folkebiblioteksområdet. Det drejer sig især om tilbagemeldingerne ved brug af de elektroniske ydelser. Der er usikkerhed om, hvordan brugen af elektroniske ydelser skal indberettes. De biblioteksledere, som oplever problemer vedrørende vejledninger eller indberetningerne kan kontakte Pia Hansen, som vil forfatte et samlet brev til Biblioteksstyrelsen om problemstillingerne i forhold til biblioteksstatistikken og biblioteksledernes ønsker til kvalitetsforbedringer.

NB. Helsingør Bibliotek gør opmærksom på en fejl i Biblioteksstyrelsen biblioteksstatistik 2004. Her er Helsingør Bibliotekernes regnskabstal forhøjet med 25 millioner.

Børnehavelån og udlånsstatistik

Værløse Bibliotek rejste spørgsmålet om, hvordan bibliotekerne i regionen håndterer børnehaveudlån og statistik over disse. Pia Hansen iværksætter en miniundersøgelse pr. mail til alle biblioteker i regionen.

Biblioteksledermødet på rundtur

Biblioteksledermødet besøger i nærmeste fremtid:

Fredensborg-Humlebæk Bibliotek og Helsingør Bibliotek.

Tilbagemelding fra Centralbibliotekarmødet mandag den 29. august 2005

Lone Gladbo gav en kort tilbagemelding fra Centralbibliotekarmødet. På mødet blev der taget hul på drøftelserne af den fremtidige centralbiblioteksstruktur. Drøftelserne byggede på CB tilfredshedsundersøgelsen 2004 samt en interviewundersøgelse foretaget af Biblioteksskolen for Biblioteksstyrelsen.

Der er 3 skæringsdatoer for den fremtidige struktur:

• Januar 2006 - hvor kontrakterne omkring overbygningen på lydbøger, musik og licenser udløber.

• Januar 2007 - Efter den nye kommunestruktur. Her vil tilhørsforholdet for de fleste kommuner/biblioteker være åbenlys - i tvivlsspørgsmål vil kommunen/biblioteket selv få lov til at vælge centralbibliotek.

• Januar 2008 - Alle kontrakter udløber. Centralbibliotekarerne anbefalede Biblioteksstyrelsen, at der stadigvæk er en statslig overbygningsfunktion også efter 2007.

Biblioteksstyrelsens direktør, Jens Thorhauge har bebudet, at dette års biblioteksledermøde på Nyborg Strand bl.a. vil handle om den fremtidige overbygning, og hvordan overbygningen kan understøtte sammenkoblingen af folke- og forskningsbibliotekerne i fremtiden.

Kørselsordningen efter kommunalreformen:

Kørselsordningen kører kun til et bibliotek i hver ny kommune. Der vil på samme måde som i dag være mulighed for, at tilkøbe ekstra kørsel til andre biblioteker i kommunen.

Evalueringsmøde om samarbejdsaftalen om Ikke-bolige materialer

Anette Aalund bad om et evalueringsmøde i forhold aftalen om ikke-boglige materialer. Pia Hansen indkalder til et møde.

Sheet music now

Flere biblioteker havde oplevet at deres licens via Statsbibliotekets administrationssystem ikke virkede. Lone Gladbo lovede at kontakte SB.

Punkter til næste møde:

Netbibliotekernes bestyrelser - ved Kim Rømer Krogh

Referat ved Susanne Fich - suf@gentofte.bibnet.dk