Interviewrunde på 10 folkebiblioteker i Københavns og Frederiksborg Amt

 

Udarbejdet af Gentofte Bibliotekerne d. 15. december 2003

 

Konsulent Ole O. Jensen

Udviklingskonsulent Mads Gaml

 

 

Afrapportering af interviewrunde

I perioden 7. oktober til 13. november 2003 er der gennemført interview med bibliotekslederne fra bibliotekerne i Albertslund, Allerød, Dragør, Frederikssund, Helsingør, Hillerød, Hvidovre, Hundested, Ishøj og Lyngby.

 

Interviewene er gennemført af Ole O. Jensen og Mads Gaml. Hovedparten af interviewene er gennemført med den enkelte biblioteksleder.

 

Formålet med interviewrunden var at identificeres behovet for fremtidige kompetenceudviklingstiltag indenfor det kommende centralbiblioteksområde.

Interviewrunden havde endvidere til formål at afdække synspunkter på de fremtidige biblioteksledermøder i centralbiblioteksområdet.

 

Undersøgelsen tog udgangspunkt i en interviewundersøgelse af 10 biblioteksledere i det kommende centralbiblioteksområde.

 

Emnerne i interviewrunderne var:

 

• Muligheder og trusler i bibliotekernes omverden

• Bibliotekernes styrker og svagheder

• Kompetenceudviklingsforslag nu og de kommende år

• Biblioteksledermødet

 

Referaterne af de enkelte interview er skrevet sammen i en analyse, som udgør dokumentationen for interviewrunderne. Bibliotekslederne er blevet lovet, at interviewreferaterne ikke er offentlige. Analysen er således en anonym sammenskrivning af ledernes udsagn fra interviewene.

 

Erfaringerne fra interviewrunderne er meget positive. Der blev vist stort interesse for interviewrunderne. Udbyttet af samtalerne har først og fremmest givet sig udtryk i de mange forslag og ideer til temadage og kurser samt synspunkter på biblioteksledermødet. Derudover vil de interviewede bibliotekslederes generelle overvejelser og tanker om biblioteksudviklingen være en værdifuld rettesnor for den videre planlægning af kompetenceudviklingsaktiviteterne.

 

 

Analyse af de 10 interview. Generelle tendenser

 

Bibliotekerne står i disse år overfor mange nye udfordringer. Strukturkommissionens arbejde forventes at have betydning for antallet af kommuner, der er stadigt krav om, at bibliotekerne skal profilere sig overfor både interne og eksterne interessenter.

 

Alt dette skal der tages højde for, når der skal iværksættes kompetenceudviklingsaktiviteter.

 

Analysen er udarbejdet på baggrund af interviewene. Analysen beskriver de generelle tendenser, som fremgår af interviewene.

 

Følgende hovedtendenser nævnes i interviewene af flest biblioteker:

 

• Biblioteks profil og fremtidige roller

• Automatisering og selvbetjening

• Markedsføring af biblioteket og dets materialer

• Ændringen i brugeradfærden - Hvad betyder det?

• Det fysiske bibliotek - bibliotekets som værested

• Personalets omstillingsparathed

• Personalets faglighed og professionalisme

• Samarbejde

• Nye arbejdsmetoder (Outsourcing)

 

 

Bibliotekets profil og fremtidige roller

 

Profileringen af bibliotekerne ligger bibliotekslederne meget på sinde. Bibliotekerne skal transformere den traditionelle vagtsbordbibliotekarfunktion hen mod en konsulentfunktion, hvor medarbejderne på biblioteket også er vejledere, undervisere m.v. for borgerne.

 

Biblioteket skal endvidere være mere opsøgende og udadvendt og definere sig i forhold til lokalsamfundet, men også i forhold til det nationale - ja ligefrem det globale samarbejde. Vigtigt for bibliotekslederne er, at det opsøgende og udadvendte skal være til gavn for den lokale bruger.

 

Bibliotekerne skal omskabes fra bibliotekarernes bibliotek til lånerne bibliotek. Der gives forskellige forslag hertil, fx at skabe et oplevelseshus, inddragelse af de lokale brugerråd, inddragelse af institutionerne i lokalområdet m.v.

 

 

 

Automatisering og selvbetjening

 

Selvbetjening og automatisering er i kraftig udvikling på bibliotekerne. Bibliotekerne sætter fokus på det elektroniske bibliotek v. s. det fysiske bibliotek. Borgerne skal i højere grad være selvhjulpne ved, fx at kunne bestille bøgerne hjemme og selv klare udlån og aflevering. En udvikling, der giver bekymring over at det betyder endnu færre besøgende på biblioteket. Bibliotekerne oplever at en af de svære opgaver netop bliver integrationen mellem det elektroniske og fysiske ressourcer. Dette skyldes bl.a. brugernes forventninger og den usikkerhed, som generelt er forbundet med ændringsprojekter.

 

Et andet område, som er i fokus er omlægningen af materialevalget fra det traditionelle til elektronisk materialevalg samt den generelle tendens til at arbejdsopgaverne udvikles til at kunne varetages elektronisk.

 

 

 

PR- og Markedsføringsindsatsen

 

Bibliotekerne skal professionalisere PR- og markedsføringsindsatsen. PR- og markedsføringsindsatsen drejer sig i høj grad om at kunne skabe relationer til andre aktører i det nære miljø. Det drejer sig endvidere om markedsføring af aktiviteter, og i den forbindelse at sætte sig udover bibliotekssproget.

 

Bibliotekerne oplever, at markedsføringsindsatsen er en af de store udfordringer, som venter de kommende år. Biblioteker er i konkurrence med andre aktører i lokalsamfundet. Men hertil kommer, at bibliotekernes synlighed overfor det politiske niveau ønskes styrket.

 

Bibliotekerne giver direkte udtryk for, at der er behov for at lave kurser indenfor området. Der gives også forslag om, at anvende bibliotekernes egne ressourcer og erfaringer i et netværkssamarbejde om PR.

 

 

 

Ændringen i brugeradfærden

 

Bibliotekerne oplever at brugerne i højere grad er blevet selvhjulpne. De øgede selvbetjeningsmuligheder samt muligheden for at bestille materialerne på Bibliotek.dk eller i bibliotekernes egne baser har medført markante ændringer i brugeradfærden.

 

Udover at borgerne er blevet mere selvhjulpne, så er karakteren af spørgsmålene til bibliotekerne blevet sværere og mere krævende.

 

Samtidigt oplever bibliotekslederne at borgerne er mere uforudsigelige. Der er en oplevelse af, at brugerne vil have noget mere end det traditionelle bibliotek, hvis de skal blive ved med at komme på biblioteket. Der er derfor et behov for undersøgelser af brugeradfærden.

 

 

 

Det fysiske bibliotek - bibliotekets som værested

 

Bibliotekslederne oplever at bibliotekerne er et rum, hvor brugerne bliver inspireret og, hvor borgerne frit kan komme. Dette mener bibliotekslederne skal udnyttes til at sætte bibliotekerne mere i centrum ved bl.a. at integrere den borgerrettede kommunale informationsvirksomhed i biblioteket.

 

Af andre muligheder nævnes bl.a. at bibliotekerne skal være rare at komme på, have mulighed for cafemiljøer m.v.

 

Centralt er endvidere koblingen mellem til elektroniske serviceydelser, fx Phonofile, licensdatabaserne, som tilbydes borgerne. Bibliotekerne ønsker en større integration af det fysiske bibliotek og de elektroniske servicetilbud

 

 

 

Personalets omstillingsparathed

 

Bibliotekslederne oplever, at der for visse medarbejdere er problemer med ikke at kunne se nye muligheder samt at mangle lysten til at prøve nye tiltag. Der er medarbejdere, der holder fast i det boglige, med den konsekvens, at licenser og andre servicetilbud ikke anvendes i så høj grad, som det kunne tænkes.

 

Dette skal sammenholdes med at bibliotekerne har mange medarbejdere, der har været ansat i mange år. Bibliotekerne er dog nu midt i et generationsskifte indenfor både kontor og bibliotekarområdet. I takt med at de ældre medarbejder forlader arbejdspladsen forsvinder vital viden om biblioteksvirksomheden, hvis der ikke iværksættes initiativer, der sikre overlevering af relevant viden fra ældre til yngre medarbejdere.

 

HK-gruppens arbejdsopgaver traditionelle arbejdsopgaver forsvinder i forbindelse med indførelsen af selvbetjening og andre initiativer som fx elektronisk materialevalg.

 

Bibliotekslederne mener, at medarbejderne skal bibringes en forståelse for, hvilke behov og ændringer, der skal gennemføres for ikke bare at kunne videreføre biblioteksvirksomheden - men for bibliotekets overlevelse.

 

Personalets faglighed og professionalisme

Som beskrevet under biblioteks profil og roller er der behov for nye fagligheder. Medarbejderne skal være mere udadvendte og opsøgende i deres arbejde.

 

Denne nye faglighed indeholder nye kompetencer, som komplementerer de traditionelle bibliotekarkompetencer - hvad nogle vil kalde "gamle" bibliotekarkompetencer. Det drejer sig om at være rådgiver, konsulent, vejledere, undervisere, generalister med specialistområder. Samtidigt skal bibliotekarerne præsentere egne, subjektive holdninger og træde i karakter overfor brugerne.

 

Medarbejderne skal endvidere sætte fokus på formidlingen af bibliotekets tilbud.

 

 

 

Samarbejde

 

Bibliotekerne ønsker, at der skal sættes særligt fokus på samarbejde bredt med lokale aktører som ægte samarbejdspartnere for at formidle bibliotekets tilbud samt skabe andre aktiviteter, der ligger ud over bibliotekets kerneydelser.

 

Deltagelse i nationale samarbejder, som fx nettjenester er endvidere et område, hvor bibliotekerne ser, at der er mulighed for samarbejde. Baggrunden for deltagelse i nettjenesterne er, at de skal udvikle og forbedre de lokale bibliotekstilbud.

 

Netværkssamarbejder mellem bibliotekerne er endvidere et område, som der sættes fokus på. Samarbejder mellem mindre biblioteker og samarbejder om PR er områder, som hare været nævnt i interviewene.

 

Samlet set har bibliotekersvirksomheden ingen grænser. Samarbejdet har for flere af bibliotekerne udviklet sig til at omfatte alt fra kommunale samarbejder til nationale samarbejder - med det ene formål at udvikle og kvalificere servicetilbudet til biblioteksbrugerne.

 

Nye arbejdsmetoder (Outsourcing)

Som allerede nævnt har automatisering og selvbetjening fået fodfæste på bibliotekerne. Dette samt andre områder betyder, at bibliotekerne er nødt til at udvikle nye arbejdsmetoder for at løfte den stadige strøm af nye tilbud og krav.

 

Bibliotekslederne giver bud på at outsourcing, projektarbejde, arbejdsgangsudvikling m.v. kan medvirke til at bibliotekerne frigiver ressourcer til at udføre de opgaver, som forventes udbudt.

 

 

 

Biblioteksledermødet

 

Der har fra både Københavns Amt samt Frederiksborg Amt i begyndelsen været en vis nervøsitet for, hvordan møderne skulle forløbe.

Der er dog generel enighed om, at biblioteksledermødet har en høj kvalitet.

 

Der er ønsker om, at dagsorden m.v. kommer ud senest 14 dage inden mødet, så man kan nå at forberede sig på de enkelte biblioteker.

 

Det nævnes at biblioteksledermødet gerne må holdes andre steder end Øregårdssalen, idet akustikken i salen er for dårlig.

 

Der skal sikre en god variation i oplæggene, gerne ved eksterne oplægsholdere, oplæg fra deltagerkredsen, gruppearbejde med mulighed for plenumdiskution på møderne. - dog uden flipoverafrapporteringer o. lign.! Det vil heller ikke skade, hvis der var mulighed for at få lidt mad efter mødet!

 

Samtidigt nævnes det, at der måske skal være færre møder - samt evt.nogle som heldagsmøder.

 

Internat ideen er faldet i god jord hos bibliotekslederne. De vil gerne på disse møder have mulighed for at drøfte ledelse. Dette kunne udbygge med studieture.

 

 

 

Kurser og kompetenceudvikling

 

Nedenfor er biblioteksledernes forslag til kurser listet op. Kurserne er et samlet billede over ledernes forslag. De er således ikke prioriteret eller udtryk for, hvad flere biblioteksledere var enige om.

 

 

Diverse:

Pjecefremstilling

Boglige referenceredskaber

Årets bøger m.v. med en fra cb-området fx Karen fra Birkerød

Biblioteksengelsk (både for bibliotekarer og kontorpersonale)

Biblioteksengelsk målrettet forskellige personalegrupper

 

 

Organisation:

Forvaltnings- og biblioteks- og persondatalov for kontoransatte

 

 

IT, Internet og nettjenester:

Hjælp Internetbrugerne

Diverse søgekurser

Licenser

Kurser i netpunkt

Elektroniske redskaber

Generelt om internettet - Trends m.v.

Litteratursøgekurser.

- Jura

- samfund

- elektroniske tss. Licenser

Licens problematikken

- Markedsføring i lokalsamfundet

- Brugerne

- Synkronisering af indkøb og brug! (opfordring i CB)

Gerne kurser i internettet målrettet de små biblioteker

Phonofilekurser.

Chip-teknologi

Kurser i Paint Shop, Corel Draw og hvad de nu hedder alle sammen!

Søge i eget system

 

 

Biblioteksudvikling:

Den Interne træner

Ideudvikling - hvordan får man nye ideer? (evt Niels Kruggård)

Jobrotation i en kortere periode, fx én eller to uger på et andet bibliotek

Kurser i undervisningskompetence

Biblioteksvagt for kollegaer. Videndeling - centralbibliotek.dk

Strategisk ledelse - coaching for ledere

Projektmedarbejderuddannelse fin samt videreuddannelse og netværksdannelse for de uddannede projekledere

Flere kurser inden for undervisningpædagogik/-teknik

Benchbib: effektiv metode. Forslag musikbiblioteksarbejde

Projektledelse - specielt kendskab til projektstyring, projektets faser, projektlederrollen m.v.

Teamledelse/teamarbejde - at arbejde i selvstyrende teams

Brugerundersøgelser/brugerdialog

Projektmedarbejderuddannelse for alle bibliotekarer og kontoransatte

Projektlederuddannelse

Coaching-teknikket

Modstandens dynamik

Samarbejdskunnen

Forståelse for samarbejde

Øget selvbetjening

 

 

Biblioteksindretning:

Biblioteksindretning - den fysiske dimension

 

Markedsføring, PR, service og formidling:

Markedsføring af biblioteket og af de bibliotekariske roller

Metodeudvikling fx inden for markedsføring

Servicebegrebet

Sætte fokus på ændringerne i brugeradfærden. Temadag?

Udstillingsteknik

PR/MF

Dokoratørrollen

Service

Annoncering

Serviceprofil

 

 

Kurser for kontoransatte:

It-kurser i it-vejledning for lånere

Service

Konfliktløsning

biblioteksengelsk for kontoransatte

stort behov for kurser til denne personalekategori

Færdighedskurser for kontoransatte

- Søgning

Mere service, dialog, emne til at indgå i det lokale samarbejde, evnen til at diskutere servicebegrebet, evnen til at finde fælles fodslag

Faglige og indholdsmæssige diskussioner af fx, service, skal kunne gå i dialog, som det og få et mod- og medspil fra gruppen

Metode til denne dialog

HK'ernes nye roller

 

 

Videndeling:

Konference/kursus i kompetenceudvikling og/eller videndeling - konference i at afklare begrebet og dets eventuelle værktøjer

 

 

Formidling/undervisning:

Kompetencer til mundtlig formidling, undervisning, præsentationer, book talks - formen kan evt. være workshops, hvor der er mulighed for at træne og give feedback

Temadag: Personificering/den enkelte og simpel formidling

Kurser i lånerbetjening/lånerdialog

Kurser i at lære fra sig / præsentationsteknik

Sidemandsoplæring/feedback - miljøer til at have det godt med at give feedback

Kulturformidling bredt

 

 

Kommunikation:

Voksenafdelingen ønsker at der sættes fokus på skriftlig kommunikation i almenlighed - dvs. at skrive til nettet, annoncer, arrangementer m.v. (Biblioteksskolen har udbudt et kursus, som har fået positivt omtale)

 

 

Samfundskurser:

Voksenafdelingen ønsker endvidere kurser indenfor det kulturelle, fx begrebsudviklingen i samfundet, litterære kurser m.v.

Kurser indenfor det etniske område

 

 

Personlig udvikling:

Stresstyring

Arbejdsmiljø - psykisk arbejdsmiljø

 

 

Bibliotekarfaglige basiskurser:

Kurser i den generelle biblioteksfaglighed (for nye, unge bibliotekarer):

- søgning

- Viden om materialemuglighederne

Materiale kundskab

- Ikke de traditionelle

- Nye materialer, fx Playstation

- Kendskab til nettet, fx statistik

- Nyheder m.v. indenfor diverse områder

Færdighedskurser:

- Etniske

- Læsehandicappede

Inpsirationsdag - fremtidsudsigter - inddrage oplægsholdere, der er oppe i tiden!

 

 

Arrangementsvirksomhed

Hvad vil vi med dem?

Integrere det i virksomheden?!

Fælles samarbejde omkring fx én forfatter til Danmark